Direktupphandling av sociala medier – ett kostsamt problem?

Jeff Ström Uncategorized

För dig som bara hinner läsa baksidan av boken, här är en kort summering av innehållet:
När offentlig sektor köper annonser i sociala medier innebär det oftast – för att inte säga alltid – en direktupphandling med utländska mediekoncerner. Att mediekoncernerna valt ett säte utanför Sveriges gränser leder till att de ekonomiska och administrativa rutiner som används frångår det normala förfarandet. En direktupphandling utsätter inte bara den interna ekonomiavdelningen för mängder av onödigt arbete; även den enskilde beställaren riskerar att begå en illegal handling om direktupphandlingen visar sig vara otillåten.

 


 

I mitt arbete som affärsutvecklare på TROSS marknadsföringsbyrå har jag ofta kontakt med olika HR- och kommunikationsavdelningar inom offentlig verksamhet. Ett problem jag noterat blivit allt vanligare är hanteringen av digitala annonser och framförallt i sociala medier. De, liksom privata verksamheter, har ett behov av att nå ut med ett budskap och det blir en självklarhet att dra nytta av de effektiva metoder som finns i de sociala kanalerna. Men, det finns en baksida som beställaren ofta är helt ovetandes om som i slutändan drabbar ekonomiavdelningen. I värsta fall drabbar det även den enskilde individen som beställt annonsen på t ex Facebook eller LinkedIn.

Det här är vad som sker bakom kulisserna vid en kommunikations- eller rekryteringskampanj i sociala medier för offentlig sektor:

Beställning av digitala annonser – endast med kortbetalning 
Organisationens kommunikatör beställer idag annonser i traditionella-, digitala- och sociala medier. Från de traditionella medierna kommer fakturan bokstavligen som ett brev på posten. För att betala annonserna i sociala medier är oftast det enda alternativet ett betalkort. Kommunikatören har inget eget och frågar ekonomiavdelningen, som i sin tur snällt lånar ut ett kort. Man tvingas nu att koppla kommunens kortuppgifter till sin privata Facebookprofil och är inte längre ytterst ansvarig för sina inköp. Detta är någonting de kommuner, landsting och kommunalägda bolag vi talat med önskar frångå.

Svårt att koppla utgiftsposten till kampanjen
Köpen som är kopplade till kortet hamnar i sin tur på en samlingsfaktura från banken. Identifieringen av vilka utgifter på samlingsfakturan som är kopplat till annonsköp från kortet är ett projekt i sig som är väldigt kostsamt och hanteras manuellt på den beställande organisationens ekonomiavdelning.

Kvitto eller orderbekräftelse för redovisning
Det är svårt att få ut ett godkänt bokföringsunderlag från sociala medier. Många gånger nöjer man sig med underlag i form av en orderbekräftelse; men det är inte godkänt ur redovisningssynpunkt. Detta medför en problematik när man sen ska deklarera tex den utländska momsen.

Om det blir en utredning
Du som arbetar inom kommunal verksamhet vet hur viktigt det är att ha all dokumentation i ordning den dag det blir en extern- eller internutredning. Vid hantering av utländska fakturor är det viktigt att deklarationen av den utländska momsen sker korrekt. Problemet är att man i stora organisationer har många beställare där varje enskild individ har egna rutiner för hur man redovisar sina köp.

Statistik och rapporter
När momsredovisningen är gjord så behöver statistiken manuellt arkiveras för att underrätta för Statistiska Centralbyrån, vilket är något man som kommun inte har möjlighet att tacka nej till.

Vad kostar den extra hanteringen?
Det finns ingen siffra på hur många timmar som ekonomiavdelningarna behöver lägga för att hantera merarbetet som kommer från annonsering i sociala medier. Men den gemensamma uppfattningen som kommer fram när jag gjort min undersökning är att hanteringen av direktupphandlade annonser i sociala medier är ett mycket tidskrävande problem som bör åtgärdas.

Det finns uppenbarligen flera problem, men finns det då någon bra lösning?
Ja, den absolut bästa lösningen är att använda en leverantör som har upparbetade system och rutiner som möjliggör hantering av annonsköp på ett tidseffektivt och framförallt lagligt sätt och som varje månad levererar en tydlig, redovisningsbar faktura enligt svensk standard.

 

 

TROSS Reklam- och Marknadsföringsbyrå

Vi på TROSS är en nationellt upphandlad ramavtalsleverantör genom SKL kommentus för annonsförmedlingstjänster och erbjuder bland annat en enkel och kostnadseffektiv lösning på all ovanstående problematik.

Välkommen att höra av dig till mig så berättar jag mer.

 

Jeff Ström
Affärsutvecklare – TROSS
jeff.strom@tross.se
036-17 29 62